Im Mittelstand gilt seit Jahrzehnten: Wer wissen will, wie das Geschäft läuft, schaut in die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Für viele Geschäftsmodelle funktioniert das auch. Früher hat diese Einsicht vielleicht gereicht. In Zeiten von Onlinehandel funktioniert es nicht mehr.

Ein Setup, das mir heute bei Onlinehändlern ständig begegnet: Mitte Mai liegt die BWA für März vor. Darin ein Sammelposten namens „Erlöse Amazon“, in der BWA gebucht aus einer Auszahlungsdatei mit Dutzenden Transaktionstypen. Die Werbekosten stehen auf einem anderen Konto, die Retouren tauchen erst im Folgemonat auf. Welche Produkte tatsächlich Geld verdienen und welche nur Umsatz machen, kann so niemand sagen.

Für ein Geschäft, in dem Preise, Werbekosten und Retourenquoten die Marge innerhalb von Stunden verschieben, ist das mehr als unbefriedigend. Wer sein Sortiment auf Basis einer sechs Wochen alten BWA steuert, steuert im Rückspiegel.

Warum die Buchhaltung hinterherhinkt

Der Onlinehandel produziert Daten, die klassische Finanzbuchhaltungssysteme überfordern. Diese liegen in Silos: Der Shop kennt die Bestellung, der Payment-Dienstleister die Zahlung, der Marktplatz die Gebühren. Dazwischen liegen Exporte, Importe und viel manuelle Nacharbeit. Und über allem ein Steuerrecht, das aus einer einzigen Amazon-Bestellung je nach Lagerland einen völlig anderen Fall macht. Jeder dieser Brüche kostet Zeit. Am Ende steht dann häufig eine Buchhaltung, die formal stimmt, aber operativ nichts erklärt und maximal verdichtet ist, sodass die Aussagekraft fehlt.

Was sich gerade ändert

KI kann diese Datenmengen inzwischen auf Ebene der einzelnen Transaktion verarbeiten. Jede Bestellung, jede Gebühr, jede Retoure wird laufend verbucht, inklusive der steuerlichen Würdigung. Damit liefert die Buchhaltung etwas, das sie im Onlinehandel bisher nie liefern konnte: die Profitabilität pro Produkt und Kanal, während das Geschäft läuft.

Eine Voraussetzung gibt es allerdings: Die Datenbasis muss stimmen. Wenn drei Systeme parallel dieselbe Bestellung abrechnen, verbucht auch die beste KI Unsinn, nur eben schneller. Händler sollten deshalb pro Verkaufskanal genau ein führendes System festlegen und jede automatisierte Buchung bis zur Einzeltransaktion nachvollziehbar halten. Das klingt banal, ist in der Praxis aber der Punkt, an dem viele Automatisierungsprojekte scheitern.

Und das Finanzamt?

Mit der E-Rechnung hat Deutschland den ersten Schritt gemacht. Italien und Spanien sind weiter und lassen sich Transaktionsdaten nahezu laufend melden. Ich gehe davon aus, dass die Steuermeldung auch hierzulande in wenigen Jahren kein eigener Arbeitsschritt mehr ist, sondern aus denselben Echtzeitdaten entsteht, mit denen der Händler ohnehin sein Geschäft steuert.

Wer heute anfängt, seine Datenbasis aufzuräumen, bereitet sich damit nebenbei auf die nächste Betriebsprüfung vor. In erster Linie tut er es aber für sich selbst. Kein Prüfer kostet so viel Geld wie ein Sortiment, das unbemerkt Verluste macht.

Über den Autor

Dr. Roger Gothmann ist Geschäftsführer und Co-Founder von Taxdoo, nach eigenen Angaben Europas führender Anbieter für KI-gestützte Echtzeit-Buchhaltung für E-Commerce-Unternehmen. Vor der Gründung des TaxTech-Scale-ups 2016 arbeitete Gothmann mehr als zehn Jahre als Betriebsprüfer und Finanzbeamter beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Er promovierte am Lehrstuhl für Bankbetriebslehre und Behavioral Finance an der Universität Hamburg.

Der Unternehmer gilt als eine der zentralen Stimmen zu den Themen Steuern, Technologie und E-Commerce in Deutschland. Er ist Speaker, Dozent, freier Autor sowie Mitgründer und Finanzvorstand des TeCIT Club, eines gemeinnützigen Vereins für den öffentlichen Austausch über Technologie, E-Commerce und Umsatzsteuer. Außerdem ist er Angel-Investor mit Fokus auf Tech-Start-ups in frühen Phasen an der Schnittstelle von Technologie und Regulierung sowie Host und Herausgeber des Podcasts und Newsletters „Skin in the Game“.